Ewidencjo.pl
Zacznij za darmoPrzejdź do aplikacji

Dokument

Regulamin serwisu

Wersja 1.4 · obowiązuje od 21 października 2026

Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Ewidencjo.pl - aplikacji do ewidencji sprzętu wydawanego pracownikom i dokumentów, z którymi pracownicy mają się zapoznać.

§ 1Definicje

  • Usługodawca - Patryk Koski Software Development, NIP 9512500727, adres e-mail kontakt@ewidencjo.pl.
  • Serwis - aplikacja internetowa dostępna pod adresem https://ewidencjo.pl.
  • Klient - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która założyła Konto w Serwisie.
  • Konsument - Klient będący osobą fizyczną, który zawiera umowę w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
  • Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która zawiera umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, lecz nieposiadającą dla niej charakteru zawodowego.
  • Konto - zbiór danych Klienta w Serwisie, chroniony hasłem.
  • Protokół - dokument wydania lub zwrotu sprzętu generowany przez Serwis.
  • Pracownik - osoba, której Klient wydaje sprzęt albo przekazuje dokument do zapoznania się; nie jest stroną tej umowy i nie zakłada konta w Serwisie.

§ 2Zakres usługi

  1. Serwis umożliwia prowadzenie rejestru sprzętu, ewidencję jego przypisań do pracowników, wystawianie protokołów wydania i zwrotu oraz zbieranie podpisu pracownika przez link.
  2. Protokoły generowane przez Serwis są dokumentami wewnętrznymi Klienta. Usługodawca nie jest ich stroną i nie potwierdza tożsamości osób składających podpis.
  3. Serwis prowadzi także rejestr dokumentów przekazywanych pracownikom. Usługodawca przechowuje plik dokumentu i zapis potwierdzenia zapoznania się z nim: datę, godzinę, adres IP, przeglądarkę i kanał potwierdzenia. Zapis może stanowić dowód w postępowaniu, w szczególności jako dokument w rozumieniu art. 77³ Kodeksu cywilnego; ocena jego mocy dowodowej należy do sądu. Usługodawca nie potwierdza tożsamości osoby, która potwierdza zapoznanie się z dokumentem.
  4. Rejestr dokumentów nie stanowi dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej w rozumieniu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Klient, który chce włączyć potwierdzenie do akt osobowych, wpina jego wydruk do akt prowadzonych w postaci papierowej.
  5. Serwis nie służy do przyjmowania zgłoszeń dotyczących mobbingu ani dyskryminacji. Klient przyjmuje takie zgłoszenia poza Serwisem, w trybie określonym we własnych procedurach.
  6. Do korzystania z Serwisu wystarczy urządzenie z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką internetową. Serwis nie wymaga instalowania oprogramowania.

§ 3Zawarcie umowy i konto

  1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, czyli po wysłaniu formularza rejestracji z akceptacją Regulaminu oraz umowy powierzenia przetwarzania danych (zaznaczenie pola albo wysłanie formularza oznaczonego informacją o akceptacji).
  2. Założenie konta nie wymaga podania danych karty płatniczej.
  3. Konto może założyć osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a także osoba działająca w imieniu i na rzecz podmiotu, który reprezentuje.
  4. Klient odpowiada za zachowanie hasła i linków logowania w poufności oraz za działania podejmowane w Serwisie z użyciem jego Konta.
  5. Konto jest przypisane do jednej organizacji. Właściciel Konta ma dostęp do wszystkich jej danych.

§ 4Plany i płatności

  1. Serwis jest dostępny w trzech planach:
    • Darmowy - 0 zł, do 10 sztuk sprzętu, 10 pracowników i 1 dokument do potwierdzenia, bez logo na protokole;
    • Start - 49 zł miesięcznie albo 490 zł rocznie, do 150 sztuk sprzętu i 25 pracowników, logo na protokole, import danych z pliku CSV;
    • Firma - 99 zł miesięcznie albo 990 zł rocznie, bez limitu sprzętu i pracowników, pozostałe funkcje jak w planie Start.
  2. Podane ceny są cenami brutto i zawierają podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury; Klient płaci kwotę wskazaną w cenniku i nie dolicza się do niej żadnych dodatkowych opłat. Rozliczenie jest miesięczne albo roczne, zależnie od wyboru Klienta, w cyklu odnawialnym liczonym od dnia zawarcia umowy. Przy rozliczeniu rocznym opłata odpowiada 10 miesiącom i jest pobierana z góry za cały okres.
  3. Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Ltd. Usługodawca nie przechowuje danych karty płatniczej.
  4. Fakturę wystawia Usługodawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami o fakturowaniu. Potwierdzenia i historia transakcji dostępne w panelu operatora płatności nie stanowią faktury.
  5. Brak skutecznej płatności nie powoduje natychmiastowej utraty dostępu - Klient otrzymuje informację w Serwisie i czas na aktualizację metody płatności.

§ 5Zmiana planu i rezygnacja

  1. Klient może w każdej chwili zmienić plan albo anulować subskrypcję w panelu płatności dostępnym z poziomu ustawień Konta. Nie obowiązuje okres wypowiedzenia ani żadna opłata za rezygnację.
  2. Rezygnacja jest skuteczna z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego. Do tego dnia Klient korzysta z planu bez zmian, a kolejna opłata nie zostaje pobrana.
  3. Po obniżeniu planu dane Klienta pozostają w Serwisie i nie są usuwane. Jeżeli rejestr przekracza limit niższego planu, wstrzymane zostaje dodawanie nowych pozycji oraz wydawanie sprzętu. Odczyt danych, przyjmowanie zwrotów, rozliczenie odejścia pracownika i eksport działają bez zmian, aż do powrotu w granice planu.
  4. Klient może usunąć Konto, kontaktując się pod adresem kontakt@ewidencjo.pl. Usunięcie Konta oznacza trwałe usunięcie danych Klienta z Serwisu.

§ 6Konsument i przedsiębiorca na prawach konsumenta

  1. Postanowienia tego paragrafu stosuje się do Konsumenta oraz do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta. Temu drugiemu przysługują uprawnienia wynikające z art. 385(5), 556(4) i 556(5) Kodeksu cywilnego oraz z art. 7aa ustawy o prawach konsumenta.
  2. Klient, o którym mowa w ust. 1, może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny, składając oświadczenie na adres kontakt@ewidencjo.pl. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
  3. Dostęp do Serwisu udostępniamy od razu po zawarciu umowy, na żądanie Klienta. Jeżeli Klient odstąpi od umowy po rozpoczęciu korzystania, zapłaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do okresu korzystania; pozostałą część opłaty zwracamy w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem, którym została wniesiona.
  4. Wobec Klienta, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się ograniczenia odpowiedzialności z § 8 ust. 3 ani postanowienia o sądzie właściwym dla siedziby Usługodawcy z § 12 ust. 2.
  5. Konsumentowi przysługują uprawnienia z tytułu braku zgodności usługi cyfrowej z umową na zasadach określonych w rozdziale 5b ustawy o prawach konsumenta.
  6. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności zwrócić się do powiatowego lub miejskiego rzecznika konsumentów, do wojewódzkiego inspektoratu Inspekcji Handlowej albo skorzystać z informacji dostępnych u Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Skorzystanie z nich jest dobrowolne.
  7. Ewidencja sprzętu wydawanego pracownikom jest narzędziem służącym prowadzeniu działalności, więc w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą umowa zwykle ma charakter zawodowy, a uprawnienia przysługujące Przedsiębiorcy na prawach konsumenta nie powstają. O tym, czy tak jest, rozstrzyga charakter działalności konkretnego Klienta.

§ 7Obowiązki Klienta

  1. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu danych, do których przetwarzania nie ma podstawy prawnej, w szczególności danych szczególnych kategorii oraz numerów PESEL i danych dokumentów tożsamości. Serwis nie przewiduje pól na takie dane, a zakaz obejmuje także treść plików dokumentów wgrywanych do Serwisu.
  2. Klienta obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym. Dotyczy to również danych wprowadzanych do rejestru, treści protokołów oraz plików dokumentów.
  3. Klient nie może wykorzystywać Serwisu w sposób zakłócający jego działanie.
  4. Klient odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do Serwisu, w tym za treść wystawianych protokołów oraz dokumentów przekazywanych pracownikom.

§ 7aBezpłatne wzory dokumentów

  1. Usługodawca udostępnia bezpłatne wzory dokumentów (w szczególności wzory protokołów i regulaminów): na stronach Serwisu oraz w sekcji Wzory w Serwisie, gdzie Klient pobiera je wypełnione danymi swojej firmy. Pobranie wzoru ze strony Serwisu może wymagać założenia bezpłatnego Konta; Konto zakłada się na zasadach z § 3.
  2. Wzory mają charakter informacyjny i przykładowy. Nie stanowią porady prawnej ani oferty jej udzielenia i nie uwzględniają sytuacji konkretnego pracodawcy.
  3. Każdy wzór opisuje stan prawny na dzień wskazany w pliku. Usługodawca nie gwarantuje, że wzór pozostaje aktualny po tym dniu.
  4. Wykorzystanie wzoru wymaga dopasowania jego treści do organizacji pobierającego oraz dochowania trybu przewidzianego przepisami prawa, w szczególności Kodeksu pracy. Decyzja o wdrożeniu wzoru i jego treść po zmianach należą wyłącznie do pobierającego.
  5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki wykorzystania wzoru, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie. Ograniczenia tego nie stosuje się do Konsumenta ani do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta - wobec nich Usługodawca odpowiada na zasadach ogólnych.
  6. Pobierający może korzystać z wzoru i modyfikować go na potrzeby własnej działalności, w tym w relacjach z własnymi pracownikami. Niedozwolone jest odsprzedawanie wzorów ani udostępnianie ich jako własnego produktu.
  7. Korzystanie z wzorów podlega niniejszemu paragrafowi. Gdy pobranie nie wymaga Konta, Usługodawca nie zbiera przy nim danych osobowych poza danymi technicznymi opisanymi w Polityce Prywatności.

§ 8Dostępność i odpowiedzialność

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, i zastrzega sobie prawo do krótkich przerw technicznych, o których w miarę możliwości informuje z wyprzedzeniem.
  2. Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji podjętych przez Klienta na podstawie danych wprowadzonych do Serwisu ani za utratę sprzętu Klienta. Usługodawca nie odpowiada za treść dokumentów przekazywanych pracownikom ani za ich zgodność z przepisami.
  3. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest do wysokości opłat wniesionych przez Klienta w okresie dwunastu miesięcy poprzedzających zdarzenie, nie mniej jednak niż 500 zł. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
  4. Ograniczenia z ust. 2 i 3 nie stosuje się do Konsumenta ani do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta - wobec nich Usługodawca odpowiada na zasadach ogólnych.

§ 9Reklamacje

  1. Reklamacje można składać na adres kontakt@ewidencjo.pl. Zgłoszenie powinno zawierać opis problemu oraz adres e-mail Konta.
  2. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.
  3. Brak odpowiedzi w tym terminie na reklamację Konsumenta oznacza jej uznanie. Skorzystanie z postępowania reklamacyjnego nie ogranicza uprawnień przysługujących Konsumentowi z mocy prawa, w tym prawa do dochodzenia roszczeń przed sądem.

§ 10Dane osobowe

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym umowę powierzenia przetwarzania danych pracowników Klienta, opisuje polityka prywatności. Klient jest administratorem danych swoich pracowników, w tym danych zawartych w plikach dokumentów wgrywanych do Serwisu, a Usługodawca - podmiotem przetwarzającym.
  2. Serwis zapisuje na urządzeniu Klienta wyłącznie pliki niezbędne do jego działania, na które zgoda nie jest wymagana. Ich wykaz zawiera polityka prywatności.
  3. Wprowadzenie plików, które nie są niezbędne do działania Serwisu, w szczególności analitycznych lub marketingowych, nastąpi dopiero po uzyskaniu zgody Klienta wyrażonej przed ich zapisaniem. Zgodę można w każdej chwili wycofać, a jej odmowa nie ogranicza dostępu do Serwisu.

§ 11Zmiany regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa albo zakresu usługi.
  2. O zmianie Klient zostanie poinformowany pocztą elektroniczną na adres przypisany do Konta, co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Brak akceptacji zmian uprawnia do rezygnacji z usługi przed tym terminem.
  3. Procedury z ust. 2 nie stosuje się do zmian, które nie dotyczą praw ani obowiązków Klienta: aktualizacji danych identyfikacyjnych Usługodawcy, w tym adresu, poprawy oczywistych omyłek oraz zmian redakcyjnych. Aktualną treść Regulaminu wraz z datą jej obowiązywania Klient znajdzie w Serwisie.

§ 12Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  2. Spory z Klientem niebędącym Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Spory z Konsumentem i z Przedsiębiorcą na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych - patrz § 6 ust. 4.
  3. Serwis powstał z myślą o firmach wydających sprzęt pracownikom, ale konto może założyć i opłacić plan także osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.