Ewidencjo.pl
Zacznij za darmoPrzejdź do aplikacji

Poradnik

Ewidencja sprzętu a środki trwałe

To są dwie różne ewidencje, prowadzone przez dwie różne osoby, i odpowiadają na dwa różne pytania. Nieporozumienie zaczyna się wtedy, gdy ktoś pyta księgowość, kto ma ten laptop - a księgowość nie ma skąd tego wiedzieć i nigdy nie miała.

01 / Różnice

Dwie ewidencje, dwa pytania

Ewidencja środków trwałychEwidencja sprzętu
Odpowiada na pytanieIle ten składnik jest wart i jak rozliczyć go w kosztachKto ma go dzisiaj, od kiedy i w jakim stanie
ProwadziKsięgowośćIT, HR albo biuro
Pozycją jestSkładnik majątku spełniający ustawowe warunkiKażda sztuka wydawana człowiekowi, także klucz za 40 zł
PodstawaUstawa o rachunkowości i przepisy podatkoweŻaden przepis wprost, ale art. 124 Kodeksu pracy wymaga wykazania powierzenia
Aktualizuje sięPrzy zakupie, przeszacowaniu i likwidacji, czyli rzadkoPrzy każdym wydaniu i zwrocie, czyli stale
Gdy pracownik odchodziNie zmienia się nicZmienia się wszystko

Ostatni wiersz jest tu najważniejszy. Odejście pracownika nie zmienia w księgowości niczego, bo składnik nadal należy do firmy i nadal się amortyzuje. Zmienia natomiast wszystko w drugiej ewidencji, bo od tego dnia nie wiadomo, gdzie ten składnik fizycznie jest.

02 / Próg

Kiedy sprzęt w ogóle jest środkiem trwałym

Do ewidencji środków trwałych trafia składnik, który jest własnością firmy, jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia, ma być używany dłużej niż rok i służy działalności. Przy wartości początkowej do 10 000 zł przepisy podatkowe pozwalają odpisów nie robić i ująć wydatek jednorazowo w kosztach.

W praktyce oznacza to, że większość sprzętu biurowego - telefony, monitory, klawiatury, tańsze laptopy - w ewidencji księgowej nie ma osobnego życia. Nie znika przez to z firmy i nie przestaje być czymś, co ktoś ma u siebie. Znika tylko z jedynego rejestru, do którego wielu firmom wydaje się, że sprzęt trafia automatycznie.

Powyższe opisuje ogólne zasady i nie jest poradą podatkową ani księgową. Kwalifikację konkretnego zakupu ustalcie z księgowością.

03 / Połączenie

Gdzie te dwie ewidencje się spotykają

  1. 01

    Nadaj numer inwentarzowy i naklej go

    To jedyna rzecz, która wiąże wiersz w księgowości z przedmiotem na biurku. Numer seryjny nadaje producent i bywa nieczytelny albo starty, numer inwentarzowy nadajecie sami i możecie go umieścić tam, gdzie widać.

  2. 02

    Trzymaj oba numery w ewidencji sprzętu

    Numer seryjny odróżnia sztukę od sztuki, numer inwentarzowy łączy ją z ewidencją księgową. Kolumny są dwie, bo odpowiadają na dwa różne pytania i przy inwentaryzacji potrzebne są obie.

  3. 03

    Przy spisie z natury zacznij od listy wydań

    Składnik, którego nie ma w biurze, nie znikł - jest u kogoś w domu. Rejestr protokołów mówi, u kogo i od kiedy, więc spis zamyka się bez chodzenia po pokojach i pytania „a nie widziałeś?”.

  4. 04

    Nie myl protokołu zwrotu z protokołem likwidacji

    Zwrot to zmiana osoby, która trzyma sprzęt. Likwidacja to wycofanie składnika z ewidencji księgowej i dokument dla księgowości. Sprzęt zwrócony jako uszkodzony przechodzi zwykle przez oba, w tej kolejności.

04 / Dalej

Druga ewidencja, ta o ludziach

Ewidencjo.pl prowadzi wyłącznie tę drugą ewidencję i nie udaje księgowej. Każda pozycja ma miejsce na numer seryjny i numer inwentarzowy, więc spina się ze spisem środków trwałych tam, gdzie trzeba, a poza tym odpowiada na pytania, których księgowość nie obsługuje: kto ma tę sztukę, od kiedy, w jakim stanie ją dostał i co ma oddać przy odejściu.

Każde wydanie i każdy zwrot kończy się protokołem podpisanym przez pracownika. To jest ten dokument, który przy inwentaryzacji tłumaczy, dlaczego składnika nie ma w biurze, a przy sporze wykazuje powierzenie.

Bez karty

Plan darmowy wystarcza na pierwszy rejestr i wszystkie protokoły.

Zacznij za darmoPrzejdź do aplikacjiZobacz cennik

05 / Pytania

Pytania o środki trwałe i ewidencję sprzętu

Czy każdy laptop trzeba wpisać do ewidencji środków trwałych?
Nie. Do środków trwałych trafiają składniki stanowiące własność firmy, kompletne i zdatne do użytku, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Przy wartości początkowej do 10 000 zł przepisy podatkowe pozwalają nie amortyzować i ująć wydatek jednorazowo w kosztach, więc znaczna część sprzętu biurowego w tej ewidencji się nie pojawia. Konkretny przypadek ustalcie z księgowością.
Czy trzeba prowadzić ewidencję wyposażenia?
Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów został zniesiony z początkiem 2020 roku. Firmy prowadzą ją dalej, ale już z własnych powodów: żeby wiedzieć, co mają i u kogo to jest. To jest dokładnie ta potrzeba, którą zaspokaja ewidencja sprzętu, a nie księgowa.
Czy ewidencja środków trwałych wystarczy, żeby wiedzieć, kto co ma?
Nie, i nie po to powstała. Zawiera wartość, datę przyjęcia, stawkę amortyzacji i miejsce użytkowania - ale miejsce użytkowania to zwykle „biuro”, wpisane raz przy zakupie. Nie ma w niej ani osoby, ani stanu sprzętu, ani niczyjego podpisu.
Czy protokół przekazania sprzętu jest potrzebny do celów podatkowych?
Do rozliczenia podatku nie. Przydaje się gdzie indziej: przy inwentaryzacji, przy sporze o uszkodzony sprzęt i wtedy, gdy trzeba wykazać, że składnik nadal jest w firmie, choć fizycznie leży u kogoś w domu.
Czy Ewidencjo.pl zastąpi ewidencję środków trwałych?
Nie i nie ma takiego zamiaru. Ewidencja księgowa zostaje tam, gdzie jest, u księgowości. Ewidencjo.pl prowadzi tę drugą: kto co ma, od kiedy, w jakim stanie i co ma oddać przy odejściu. Wspólnym punktem jest numer inwentarzowy, który można wpisać przy każdej pozycji.

Zobacz też