Ewidencjo.pl
Zacznij za darmoPrzejdź do aplikacji

Wzór do pobrania

Wzór protokołu przekazania sprzętu

Gotowy dokument A4 do wydrukowania i podpisania długopisem. Osobno protokół wydania i osobno protokół zwrotu, bo to dwa różne momenty i dwa różne podpisy. Bez znaku wodnego i bez zapisu na newsletter.

Pobierz wzór wydaniaPobierz wzór zwrotu

Dwa pliki PDF w formacie A4, gotowe do druku.

Pierwsza strona wzoru protokołu wydania sprzętu: strony protokołu, tabela z numerem seryjnym i stanem, miejsce na dwa podpisy.

01 / Zawartość

Co musi zawierać protokół, żeby cokolwiek dawał

Strony i data
Kto wydaje, kto odbiera i którego dnia. Bez daty dokument nie odpowiada na pierwsze pytanie, jakie pada przy sporze: w którym momencie sprzęt zmienił ręce.
Numer seryjny każdej sztuki
„Laptop Dell” nie odróżnia dwóch identycznych laptopów, numer seryjny odróżnia. To jedyna kolumna, której nie da się później odtworzyć z pamięci.
Opis stanu, konkretny
„Dobry” nic nie znaczy. „Rysa na obudowie z lewej strony, ekran bez uszkodzeń” znaczy. Opis stanu przy wydaniu jest jedyną obroną przed zdaniem „ta rysa już była”.
Zobowiązanie do zwrotu
Zdanie, w którym pracownik potwierdza, że sprzęt jest firmowy i wraca najpóźniej w dniu zakończenia współpracy. Bez niego protokół dokumentuje samo wydanie i nic poza tym.
Dwa podpisy i dwie daty
Podpis odbierającego decyduje o tym, czy dokument ma jakąkolwiek wartość. Podpis wydającego mówi, kto po stronie firmy odpowiada za to wydanie.
Miejsce na uwagi
Komplet akcesoriów, numer karty SIM, do czego otwiera się klucz. Rzeczy, które nie mieszczą się w tabeli, a przy odejściu giną najczęściej.

02 / Zwrot

Protokół zwrotu to osobny dokument, nie dopisek

Najczęstszy skrót to dopisanie daty zwrotu na dole tej samej kartki. Nie działa, bo cała wartość protokołu zwrotu leży w opisie stanu spisanym drugi raz, na nowo. Dopiero różnica między dwoma opisami mówi, co się ze sprzętem stało przez te dwa lata, i tylko ona pozwala rozmawiać o uszkodzeniu bez podnoszenia głosu.

Drugi powód jest prostszy: dopisek nie ma podpisu pracownika. Podpisany jest wydający, który odbiera sprzęt, a nie ten, który go oddaje - więc dokument potwierdza wersję tylko jednej strony.

03 / Skala

Dokąd wzór dowozi i gdzie przestaje wystarczać

Przy kilkunastu sztukach i segregatorze w szafie papier jest w porządku i nie ma czego usprawniać. Wzór wyżej wystarcza na lata.

Zmienia się to przy trzydziestu pozycjach i rotacji. Pytanie przestaje brzmieć „czy mamy protokół”, a zaczyna „gdzie on jest” i „co ta osoba ma jeszcze u siebie”. Na to drugie segregator nie odpowiada, bo dokumenty leżą w nim po datach, a nie po ludziach. Przy odejściu ktoś przegląda dwa lata papierów albo zgaduje.

Ewidencjo.pl wystawia dokładnie ten dokument, tylko sam się numeruje, pamięta, kto co ma, i na dzień odejścia układa listę „co oddać”. Pracownik podpisuje palcem na telefonie, bez zakładania konta.

Bez karty

Plan darmowy wystarcza na pierwszy rejestr i wszystkie protokoły.

Zacznij za darmoPrzejdź do aplikacjiZobacz cennik

04 / Pytania

Pytania o protokoły przekazania sprzętu

Czy protokół przekazania sprzętu jest wymagany przepisami?
Żaden przepis nie narzuca wzoru. Znaczenie ma co innego: art. 124 Kodeksu pracy daje pełną odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone mu z obowiązkiem zwrotu, ale tylko wtedy, gdy powierzenie da się wykazać. Bez tego zostaje zasada ogólna z art. 119, która ogranicza odszkodowanie do trzymiesięcznego wynagrodzenia. Podpisany protokół jest najprostszym dowodem powierzenia.
Czym protokół różni się od umowy o odpowiedzialności materialnej?
Umowa ustala zasady na przyszłość, protokół dokumentuje jedno konkretne zdarzenie: tę sztukę, tego dnia, w tym stanie. Umowa bez protokołów nie mówi, co pracownik faktycznie ma u siebie, a protokoły bez umowy zwykle wystarczają, bo to one wykazują powierzenie.
Czy wystarczy skan albo zdjęcie podpisanego protokołu?
W praktyce tak - liczy się to, czy da się wykazać, kto dokument podpisał. Kłopotem skanów rzadko bywa forma, a niemal zawsze to, że po dwóch latach nikt nie pamięta, w którym folderze leżą i czy ktoś zrobił zdjęcie strony z podpisem.
Czy mogę używać tego wzoru u siebie w firmie?
Tak, bez ograniczeń, bez podawania źródła i bez zapisywania się na cokolwiek. To zwykły dokument wewnętrzny, wydrukuj tyle kopii, ile potrzebujesz.

Zobacz też