Ewidencjo.pl
Zacznij za darmoPrzejdź do aplikacji

Poradnik

Offboarding pracownika i zwrot sprzętu

Ostatni dzień jest za późno na zadanie pytania, co ta osoba ma u siebie. Poniżej harmonogram liczony wstecz od tego dnia, lista rzeczy, które giną najczęściej, i to, co zostaje, gdy sprzęt nie wraca.

01 / Harmonogram

Cztery momenty, w tej kolejności

  1. Dwa tygodnie przed

    Wyciągnij listę, zanim będzie potrzebna

    Spisz wszystko, co ta osoba ma u siebie, i wyślij jej to na piśmie. Nie po to, żeby ją pilnować, tylko po to, żeby zdążyła znaleźć ładowarkę i drugi klucz. Lista wysłana w ostatnim dniu jest listą pretensji, ta sama lista dwa tygodnie wcześniej jest przypomnieniem.

  2. Tydzień przed

    Ustal termin, miejsce i kto odbiera

    Jedna osoba po stronie firmy, jeden termin, jedno miejsce. Przy pracy zdalnej to moment na zamówienie kuriera i opakowania, bo „odeślę w przyszłym tygodniu” kończy się zwykle w kwietniu następnego roku.

  3. Ostatni dzień

    Protokół zwrotu, na miejscu i z podpisem

    Sprzęt na stole, pozycja po pozycji, stan opisany konkretnie. Podpis obu stron. To jest ta jedna czynność, której nie da się nadrobić później: po tym, jak człowiek wyszedł, nie ma już kogo poprosić o podpis pod zdaniem „ekran bez uszkodzeń”.

  4. Zaraz po

    Dostępy, dane, stan magazynowy

    Wyłącz konta i dostęp do systemów, wyczyść urządzenie przed wydaniem go następnej osobie, a w rejestrze albo przypisz sprzęt komuś innemu, albo wycofaj go ze stanu. Laptop, który w papierach wciąż wisi na kimś, kto odszedł pół roku temu, to najczęstszy powód, dla którego inwentaryzacja się nie spina.

02 / Braki

Czego brakuje najczęściej, licząc od rzeczy oczywistych

Klucze, karty i piloty
Klucz do biura, karta dostępu, pilot do bramy, kod do sejfu. Nie mają numeru seryjnego, więc nie trafiają do żadnego rejestru IT, a jednocześnie są jedyną pozycją na tej liście, przez którą trzeba wymienić zamek.
Drugi komplet peryferiów
Monitor, klawiatura i stacja dokująca kupione do pracy z domu. Zwykle nikt ich nie widział od momentu zakupu i nikt nie wie, że są, dopóki nie zostanie po nich faktura.
Telefon i karta SIM
Telefon wraca, numer zostaje w abonamencie. Przy zwrocie warto zapisać, czy karta SIM jest w środku i co dzieje się z numerem, bo to jedyna pozycja, która generuje koszt jeszcze długo po odejściu.
Nośniki i tokeny
Dyski zewnętrzne, pendrive'y, klucze U2F, tokeny do banku. Małe, tanie i najgorsze w skutkach, bo wychodzą z firmy razem z zawartością.
Rzeczy zużywalne
Odzież firmowa, wizytówki, gadżety. Świadomie nie wracają - i właśnie dlatego powinny być w ewidencji oznaczone jako zużywalne, żeby nikt nie szukał ich przy zwrocie.

03 / Lista

Skąd wziąć listę „co oddać”, nie licząc pamięci

Cała trudność offboardingu sprzętowego sprowadza się do jednego pytania: co ta osoba ma u siebie, dzisiaj. Segregator z protokołami odpowiada na nie źle, bo dokumenty leżą w nim po datach, a nie po ludziach. Arkusz odpowiada tylko wtedy, gdy ktoś aktualizował go po każdym wydaniu, czyli prawie nigdy.

W Ewidencjo.pl lista bierze się z rejestru sama: każde wydanie dopisuje pozycję do karty pracownika, każdy zwrot ją zdejmuje. Na dzień odejścia otwierasz kartę i widzisz komplet, z numerami seryjnymi i stanem przy wydaniu. Zaznaczasz, co wróciło, opisujesz stan i wystawiasz jeden protokół zwrotu na całość - nie osobny na każdą sztukę.

Rzeczy zużywalne, takie jak odzież firmowa, nie trafiają na tę listę z założenia. Nie dlatego, że o nich zapominamy, tylko dlatego, że nikt nie oczekuje ich zwrotu.

Zacznij za darmoPrzejdź do aplikacjiPobierz wzór protokołu zwrotu
Widok offboardingu w Ewidencjo.pl: lista sprzętu do zwrotu przypisanego do pracownika, z polami na stan zwrotu i przyciskiem wystawienia protokołu.
Karta odchodzącego pracownika: cztery pozycje do zwrotu, jeden protokół na całość.

04 / Pytania

Pytania o zwrot sprzętu przy odejściu

Kiedy zacząć offboarding sprzętu?
Najpóźniej dwa tygodnie przed ostatnim dniem, a w praktyce w dniu, w którym wpłynęło wypowiedzenie. Późniejsze zaczynanie nie daje czasu na jedyną rzecz, która tu trwa: znalezienie przez pracownika sprzętu, którego od dawna nie używa i nie ma pod ręką.
Czy mogę potrącić z wynagrodzenia wartość niezwróconego sprzętu?
Nie samodzielnie. Art. 87 Kodeksu pracy zawiera zamknięty katalog potrąceń bez zgody pracownika i nie ma w nim niezwróconego mienia. Poza tym katalogiem potrącenie wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie (art. 91). Bez niej zostaje droga cywilna, a podstawą roszczenia jest art. 124 Kodeksu pracy, czyli odpowiedzialność za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu - dlatego wszystko zależy od tego, czy powierzenie da się wykazać podpisanym protokołem.
Co zrobić, gdy pracownik nie odda sprzętu?
Najpierw pisemne wezwanie do zwrotu z terminem i wykazem pozycji - najczęściej na tym się kończy, bo zwykle to zwykłe zapomnienie. Jeśli nie, wezwanie jest i tak potrzebne jako pierwszy krok przed sprawą cywilną. W obu przypadkach dokumentem, który przesądza, jest protokół wydania z numerem seryjnym i podpisem.
Jak wygląda zwrot sprzętu przy pracy zdalnej?
Kurier zamówiony i opłacony przez firmę, opakowanie po stronie firmy, protokół zwrotu wypełniany po rozpakowaniu przesyłki i wysyłany pracownikowi do podpisania linkiem. Warto zapisać w protokole datę nadania i numer przesyłki: między nadaniem a rozpakowaniem sprzęt jest w rękach przewoźnika i to jest jedyny odcinek, za który pracownik nie odpowiada.
Czy trzeba spisywać protokół, jeśli sprzęt wraca w komplecie i bez uszkodzeń?
Tak, i to jest właśnie ten najważniejszy przypadek. Protokół zwrotu bez uwag jest dokumentem, który zamyka sprawę: potwierdza, że firma nie ma już do tej osoby żadnych roszczeń o sprzęt. Bez niego pozycja formalnie wciąż wisi na kimś, kto dawno odszedł.

Powyższe opisuje ogólne zasady i nie jest poradą prawną. W konkretnej sprawie, zwłaszcza przy potrąceniach z wynagrodzenia, warto skonsultować się z prawnikiem.

Zobacz też