Ewidencja sprzętu w Excelu

Nazwa

Tak, jak mówi o tym sprzęcie zespół, a nie jak nazywa go producent.

Kategoria

Laptop, monitor, telefon, klucze. Po tym filtruje się przy inwentaryzacji.

Producent i model

Dwie kolumny, nie jedna - inaczej nie posortujesz po producencie.

Numer seryjny

Jedyna kolumna, której nie da się odtworzyć z pamięci. Odróżnia dwa identyczne laptopy.

Numer inwentarzowy

Własne oznaczenie firmy, jeśli je nadajecie. Wiąże wiersz z naklejką na obudowie.

Data zakupu

Do gwarancji i do rozmowy z księgowością o amortyzacji.

Wartość

Bez niej nie policzysz, ile sprzętu wisi na jednej osobie.

Stan

Nowy, dobry, używany, uszkodzony. Opisowo, nie w skali od jednego do pięciu.

Typ

Zwrotny czy zużywalny. Bluza firmowa nie wraca i nie ma sensu szukać jej przy odejściu.

I trzy, które zmieniają się przy każdym wydaniu

Status

W magazynie, wydany, wycofany.

Osoba

Kto ma tę sztukę dzisiaj.

Data wydania

Od kiedy ją ma.

Cały problem ewidencji w arkuszu mieści się w tych trzech kolumnach. Pozostałe są prawdziwe od wpisania po zawsze, te trzy przestają być prawdziwe w dniu, w którym ktoś wyda laptop i nie zdąży otworzyć pliku.

Lista rozwijana na Status, Stan i Typ

Dane → Poprawność danych → Lista. Bez tego po pół roku w jednej kolumnie stoi „wydany”, „Wydany”, „wydane” i „u Ani”, a filtr przestaje cokolwiek pokazywać.

Zablokowany pierwszy wiersz

Widok → Zablokuj okienka → Zablokuj górny wiersz. Przy stu pozycjach to różnica między przeglądaniem a zgadywaniem, w której kolumnie się jest.

Numery seryjne jako tekst

Sformatuj kolumnę jako tekst przed wklejaniem. Excel potrafi zamienić długi numer na zapis wykładniczy albo obciąć zera wiodące, a wtedy kolumna, która miała odróżniać sztuki, przestaje odróżniać cokolwiek.

Żadnych scalonych komórek

Scalona komórka wygląda porządnie i psuje sortowanie, filtrowanie oraz każdy późniejszy eksport. Jeśli chcesz grupować, użyj kolumny Kategoria.

Arkusz nie ma podpisu

Wpis „wydany Annie” mówi, co firma sądzi. Protokół z podpisem mówi, co pracownik potwierdził - i tylko to drugie ma jakąkolwiek wartość w sporze o stan sprzętu albo o to, czy w ogóle go dostał.

Trzy ostatnie kolumny się nie aktualizują

Wydanie sprzętu trwa minutę, dopisanie go do arkusza wymaga otwarcia pliku, znalezienia wiersza i pamiętania o tym w ogóle. Po roku Status i Osoba opisują stan sprzed pół roku, a nikt nie wie, od którego momentu.

Plik jest u jednej osoby

Ta osoba idzie na urlop albo odchodzi, a plik zostaje w wersji, do której nikt nie ma pewności. Kopie w mailach mnożą się szybciej, niż da się je pogodzić.

Nie widać historii

Kto zmienił Status z „wydany” na „w magazynie” i kiedy? W arkuszu nie ma odpowiedzi, bo nadpisanie komórki nie zostawia śladu. Przy sporze to jest dokładnie ta informacja, której się szuka.

Dane pracowników krążą w załącznikach

Arkusz z imionami, nazwiskami i działami wysłany trzem osobom mailem to trzy kopie danych osobowych poza kontrolą. RODO wymaga w art. 32 środków adekwatnych do ryzyka, a „plik na pulpicie” trudno tak nazwać.

Czy ewidencja sprzętu w Excelu jest wystarczająca?

Do kilkunastu pozycji i jednej osoby, która nią zarządza - tak, i nie ma czego usprawniać. Problem zaczyna się nie od liczby sprzętu, tylko od rotacji: przy pierwszym odejściu okazuje się, że arkusz mówi, co ktoś wpisał ostatnim razem, a nie co ta osoba faktycznie ma.

Jakie kolumny powinna zawierać ewidencja sprzętu?

Nazwa, kategoria, producent, model, numer seryjny, numer inwentarzowy, data zakupu, wartość, stan i typ (zwrotny albo zużywalny), a do tego status, osoba i data wydania. Pierwsze dziewięć wpisuje się raz. Trzy ostatnie zmieniają się przy każdym wydaniu i zwrocie, i to one decydują o tym, czy ewidencja jest aktualna.

Czy plik CSV otworzy się w Excelu po polsku?

Tak. Plik poniżej jest rozdzielony średnikami i zapisany ze znacznikiem kodowania, więc polskie znaki i podział na kolumny działają po dwukliku, bez kreatora importu. W Arkuszach Google otwiera się tak samo.

Czy dane z arkusza da się później przenieść?

Tak, i warto o tym pomyśleć od razu. Ewidencjo.pl importuje pliki CSV: wgrywasz arkusz, wskazujesz, która kolumna jest nazwą, a która numerem seryjnym, i widzisz podgląd przed zapisem. Wiersze z błędami są pomijane, żebyś mógł poprawić je w pliku. Import jest dostępny od planu Start.