Regulaminy, procedury i protokoły z potwierdzeniem od każdego pracownika.

1. KROK 01

   Wgrywasz dokument

   Wgrywasz własny PDF: regulamin, procedurę, instrukcję. Jeśli zaczynasz od wzoru z poradnika, najpierw dopasowujesz go u siebie i zapisujesz jako PDF.

2. KROK 02

   Przypisujesz go pracownikom

   Wszystkim zatrudnionym, jednemu działowi albo wybranym osobom. Lista przy dokumencie od razu pokazuje, kto jeszcze nie potwierdził.

3. KROK 03

   Pracownik potwierdza na telefonie

   Dostaje link, czyta dokument i potwierdza jednym przyciskiem. Bez zakładania konta i bez instalowania aplikacji.

4. KROK 04

   Masz PDF do akt i ZIP dla PIP

   Każde potwierdzenie to PDF z datą, godziną i wersją dokumentu. Wszystkie pobierasz naraz w ZIP-ie, a historia pokazuje, kiedy link wysłano, otwarto i potwierdzono.

5. KROK 05

   Nowy pracownik dostaje dokumenty sam

   Zaznaczasz to raz przy dokumencie. Każda osoba dodana do kartoteki dostaje go do potwierdzenia przy zatrudnieniu.

6. KROK 06

   Sprzęt: wydanie i zwrot z podpisem

   Zaznaczasz pozycje, opisujesz stan, pracownik podpisuje palcem. Przy odejściu jeden ekran pokazuje wszystko, co ma oddać.

Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej pracodawca prowadzi dla każdego pracownika i przechowuje 10 lat po zakończeniu zatrudnienia (§ 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, art. 94 pkt 9b KP). Za narzędzia, odzież i środki ochrony powierzone z obowiązkiem zwrotu pracownik odpowiada w pełnej wysokości (art. 124 § 1 pkt 2 KP), więc pokwitowanie wydania chroni obie strony.

To nie jest ewidencja środków trwałych. Nie liczymy amortyzacji ani wartości bilansowej - do tego służy program księgowy. Tu chodzi o jedno pytanie: kto ma którą sztukę i czy pokwitował jej odbiór.

Ceny zawierają 23% VAT - płacisz dokładnie tyle, ile widzisz. Przy rozliczeniu rocznym płacisz za dziesięć miesięcy. Rezygnacja w każdej chwili.

Czy potwierdzenie przez link wystarczy do akt osobowych?

Dla regulaminu pracy i procedury antymobbingowej Kodeks pracy nie narzuca formy potwierdzenia (art. 104³ § 2 KP). Dla przepisów i zasad BHP od 27 stycznia 2026 r. potwierdzenie może być w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 237⁴ § 3 KP). Potwierdzenie przez link z datą, godziną i wersją dokumentu jest więc zapisem elektronicznym; do papierowej teczki drukujesz je z aplikacji i podpisujesz jako zgodne z zapisem elektronicznym. Wyjątek to szkolenia okresowe BHP, które wymagają zaświadczenia po egzaminie.

Czy pracownik musi zakładać konto?

Nie. Dostaje link - mailem albo przekazany przez Ciebie - i otwiera go na telefonie. Dokument czyta i potwierdza jednym przyciskiem, protokół sprzętu podpisuje palcem. Nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji, nie podaje hasła.

Co pokażę inspektorowi PIP?

Przy każdym dokumencie pobierasz ZIP ze wszystkimi potwierdzeniami: osobny PDF dla każdego pracownika i każdej wersji, z datą i godziną. Lista przy dokumencie pokazuje, kto jeszcze nie potwierdził, a historia zdarzeń - kiedy link wysłano, kiedy pracownik go otworzył i kiedy potwierdził.

Czy podpis na protokole sprzętu jest wiążący?

Protokół wydania sprzętu to dokument wewnętrzny firmy, a nie umowa wymagająca podpisu kwalifikowanego. Podpis odręczny złożony na ekranie potwierdza, kto i kiedy pokwitował odbiór - tak samo jak podpis na kartce, którą do tej pory trzymaliście w segregatorze. Jeśli w Waszej sytuacji potrzebna jest wyższa forma, skonsultujcie ją z prawnikiem.

Czy przeniosę dane z Excela?

Tak. Wgrywasz plik CSV, wskazujesz, która kolumna jest nazwą, a która numerem seryjnym, i widzisz podgląd przed zapisem. Wiersze z błędami są pomijane i możesz je poprawić w pliku. Import jest dostępny od planu Start.

Gdzie są przechowywane dane?

Na serwerach w Unii Europejskiej. Każda firma ma odizolowane dane - pilnuje tego mechanizm bezpieczeństwa na poziomie bazy, nie tylko kod aplikacji. O pracownikach zapisujemy imię i nazwisko, e-mail, dział i daty zatrudnienia, a przy potwierdzeniu i podpisie także datę, godzinę, adres IP i oznaczenie przeglądarki oraz obraz podpisu odręcznego na protokole. Nic więcej: żadnego numeru PESEL ani danych dowodu osobistego.

Czy mogę zrezygnować?

Tak, w każdej chwili i bez okresu wypowiedzenia - subskrypcję anulujesz sam w panelu płatności. Po przejściu na niższy plan dane zostają: blokujemy tylko dodawanie nowych pozycji ponad limit, nic nie kasujemy. Pytania: kontakt@ewidencjo.pl.